Правильное составление должностных инструкций

Должностные инструкции, казалось бы – зачем тратить время на этот формальный документ, особенно если ваш бизнес еще не стал международной корпорацией. Конечно, делать должностные инструкции для своих сотрудников или нет – это ваш выбор как руководителя компании, но сейчас я попытаюсь вас убедить в том, что должностные инструкции, естественно, правильно составленные, помогаю существенно повысить эффективность работы сотрудников.

Как привольно составить должностную инструкцию

Задача должностной инструкции – ввести нового сотрудника в курс дел, очень крупными мазками нарисовать в его вооружении общую картину того, что он должен делать в компании, какое место занимает, с кем взаимодействует.

Чего точно не должно быть в должностной инструкции – это сухих формальных фраз, для галочки. Вообще, делать любые документы для галочки – это не лучшая затея. Так как читать такие документы никто не хочет, ценность их стремится к нулю и создается очень нехороший прецедент – раз один документ такой бестолковый, то стоит ли тратит время на чтение остальных?

Ведь ваша задача, чтобы сотрудник не просто прочел инструкцию и расписался, а чтобы он вынес для себя ценную информацию, чтобы понял, какой это полезный документ и предположил, что остальные документы в вашей компании сделаны так же качественно, а не просто «на отстань».

Кто должен составлять должностные инстанции

Тот, кто заинтересован в том, чтобы сделать это качественно и кто умеет это делать. Самый распространенный вариант составления должностных инструкций – проучить это занятие сотруднику кадровой службы, которому эти инструкции до фонаря. Нет, конечно, бывают исключения, но… не всегда.

В итоге вы получаете бесполезный набор макулатуры, который никто не хочет читать.

Другой вариант, если должностные инструкции составляет человек, который будет руководить сотрудником, читающим эту инструкцию. Руководитель отдела. Но и тут не факт, что должностная инструкция будут составлена так, как должна. Опять велика вероятность, что вместо полезного документа вы получите бумажку, которая не стоит той бумаги, на которой ее распечатали.

Условия для составления эффективной должностной инструкции

Тут главный вопрос не столько в том, кто это будут делать, сколько в том, с каким подходом человек отнесется к этой задаче и насколько правильно он понимает стоящую перед ним задачу.

Условий, при которых вы получите качественные должностные инструкции несколько:

• Человек, составляющий должностную инструкцию должен делать это с намерением создать полезный документ, который будет легко читаться и в котором будет изложена действительно ценная информация для нового сотрудника.
• Человек, составляющий должностную инструкцию должен обладать компетенциями, знаниями, чтобы составить действительно полезную инструкцию. Если вы попросите работника кадровой службы составить инструкцию для программиста, то с вероятностью 99% качественного результата вы не получите (конечно, бывают исключения). Почему – потому что разбираться в работе программиста, это не задача работника кадровой службы.
• Человек, составляющий должностную инструкцию должен составлять инструкции для всей компании или как минимум проконтролировать все составленные инструкции на предмет единого стиля и полезности их содержания. Курировать процесс создания инструкций может руководитель компании, либо сторонний специалист, занимающийся оказанием такого рода слуг.

У меня есть опыт составления подобных инструкций для нескольких компаний, которым мы проводили реструктуризацию и выстраивали бизнес-процессы. Составление инструкций было небольшой частью этой работы. Если вам нужна помощь по созданию эффективных должностных инструкций или другая поддержка в этом вопросе – напишите мне, возможно, мы сможем быть полезны друг другу.